Henkilöstöhallinto

Haluatko 10 vinkkiä yrityksesi kokouksen piristämiseen?

Nämä 10 vinkkiä saavat työntekijät arvostamaan koko yrityksesi kokouksia

Yrityksen kokoukset voivat olla tappavan tylsiä. Käytä näitä kymmentä vinkkiä piristääksesi yrityksesi kokousta.

••• Skynesher / Getty Images

Oletko kuukausittaisen tai määräaikaisen yritys- tai osastokokouksen suunnittelija? Ne voivat olla tappavan tylsiä, jos et ole varovainen. Tiedät harjoituksen. Joukko puhuvia päitä joutuu antamaan ihmisille yritystietoja. Kyllä, kiitos sinulle tämän määräaikaisen kokouksen järjestämisestä.

Työntekijät tarvitsevat tietoa sopeutua yhtiön strategiseen suuntaan . He haluavat tietää, mitä yrityksessä tapahtuu, varsinkin kun tieto koskettaa heidän työtään tai yrityksen yleistä menestystä. He ovat vilpittömästi kiinnostuneita siitä, mitä eri osastoilla tapahtuu.

Joten työntekijäsi ovat kiinnostuneita, mutta anna heille tauko puhumisesta ja loputtomista powerpointeista. Eniten tehokkaita kokouksia herättää heidän huomionsa ajatuksia herättäviä kysymyksiä ja vastauksia , audiovisuaaliset materiaalit ja osallistuminen. Nämä vinkit tuovat sinulle menestystä.

Mitä tarvitset onnistuneeseen tapaamiseen

  • Kaiutinjalusta tai pöytä
  • Mikrofoni
  • Ajoittaa
  • Visuaaliset apuvälineet
  • Videokamera
  • Kolmijalka
  • Koodauslaite
  • Suoratoistotekniikka

10 vinkkiä parempiin tapaamisiin

  1. Aloita kokoukset, esitykset ja koulutustilaisuuksia kanssa jäänmurtaja tai lämmittelytoiminta . Suuressa tai lyhyessä kokouksessa jäänmurtaja voi olla yksi kysymys joka saa ihmiset ajattelemaan ja keskustelemaan naapurinsa kanssa. Esitä esimerkiksi kysymys, joka saa ihmiset nostamaan kätensä. Jäänmurtajan pituus riippuu tapaamisen pituudesta, joten suunnittele viisaasti.
  2. Monipuolista esittelytapojasi. Jos jokainen puhuja puhuu yleisölle luentomuodossa, kiinnostuneetkin päät nyökkäävät pian. Pyydä ihmisiä keskustelemaan pienissä ryhmissä. Käytä audiovisuaalista materiaalia, kuten videoita, dioja ja PowerPoint-esityksiä ja kuvia. Jos puhut uudesta maalausprosessista, näytä työntekijöillesi ennen maalattuja osia ja niiden jälkeen. Välitä myönteisiä asiakaskyselyjä ja kommenttikortteja.
  3. Kutsu vierailevia puhujia yleisön osallistumiseen ja innostukseen. Asiakkaillasi on paljon sanottavaa työntekijöillesi tarpeistaan ​​ja laatuvaatimuksistaan. Yhdessä asiakasorganisaatiossa, joka tekee yhteistyötä voittoa tavoittelemattomien hyväntekeväisyysjärjestöjen kanssa, on vierailevia puhujia lahjoituksia vastaanottavista organisaatioista. Kaiuttimet organisaatioista, joita työntekijäsi tukevat taloudellisesti, ovat dynamiittia.
  4. Rohkaise kysymyksiä vuoropuhelun käynnistämiseksi. Pyydä ihmisiä kirjoittamaan kysymyksensä ylös ennen kokousta ja kokouksen aikana. Varaa aikaa kullekin puhujalle kohdistetuille kysymyksille. Jos et pysty vastaamaan kysymykseen heti ja oikein, kerro ihmisille, että palaat heidän kanssaan, kun sinulla on oikea vastaus. Jos kysymykset ylittävät ajan, varaa tapaaminen aiheesta.
  5. Usein huomiotta jäävä, mutta ratkaiseva onnistunut kokoustaktiikka on pyytää jokaista puhujaa toistamaan ääneen jokainen hänelle esitetty kysymys. Kysymyksen esittäjä tietää silloin, että puhuja ymmärsi kysymyksen. Myös muut kokoukseen osallistuvat ihmiset voivat kuulla ja tietää kysymyksen, eivät vain olettaa kysymystä – ehkä väärin – puhujan vastauksesta.
  6. Aseta tavoitteet säännölliselle tapaamisellesi. Et voi esitellä kaikkia yrityksen liiketoiminnan näkökohtia tunnin kokouksessa. Päätä siis tärkeät, ajankohtaiset asiat ja käytä kokousaikaa niihin. Ota huomioon myös osallistujien enemmistön edut. Muista, että sinulla on muita menetelmiä yritystietojen välittämiseen, kuten Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, sähköposti ja pikaviesti. Kaiken yrityksen strategisen tiedon välittämisen ei tarvitse tapahtua kokouksessa.
  7. Muotoile agendasi huolellisesti . Tunnista osallistujien enemmistön tarpeet ja intressit. Aloita hyvistä uutisista, jotka saavat osallistujat tuntemaan olonsa hyväksi.
  8. Vaihtele puhujien järjestystä esityslistalla kuukausittain. Et halua, että ihmiset kyllästyvät samanlaisuuteen. Jaa tarvittavat työasiat esityslistalle, jotta ihmiset eivät viivytä kokouksen loppua tai ajattele lopullisia asioita vähemmän tärkeinä. 'Wall Street Journalissa' useita vuosia sitten julkaistussa artikkelissa todettiin, että yhdysvaltalaiset johtajat säästäisivät 80 prosenttia kokouksiin tuhlatusta ajastaan, jos he tekisivät kaksi asiaa oikein. Ensimmäinen oli aina agenda. Toinen oli aloittaa ajoissa ja päättyä ajoissa. Lisään, että sinun on annettava jokaiselle puhujalle tarpeeksi aikaa käsitellä aihetta. Pidä ne aikarajassaan – hienosti.
  9. Järjestä fyysinen ympäristö niin, että ihmiset ovat tarkkaavaisia ​​kokouksen sisällölle. Kukaan ei saa istua kaiuttimiesi takana tai viereen. Varmista, että kaikille osallistujille on paikkoja ja jos muistiinpanoja vaaditaan, myös kirjoituspinta. Varmista, että kuvat ovat näkyvissä ja että ihmiset kuulevat. Saatat joutua käyttämään mikrofonia. Voit välittää rekvisiitta tai näytteitä ympäri huonetta katseltavaksi. Jos kokouksesi koko on kasvanut liian suureksi kokoushuoneesi fyysiseen ympäristöön nähden, käytä tekniikkaa kokouksen suoratoistoon useissa muissa konferenssihuoneissa. Vaikka voit varmasti suoratoistaa kokouksen yksittäisten henkilöiden kannettaville tietokoneille, tämä tekee tyhjäksi tiimin rakentamisen myönteinen vaikutus että läsnäolo muiden työntekijöiden kanssa useissa kokoustiloissa edistää.
  10. Älä koskaan aliarvioi ruoan voimaa kokouksessa. Ruoka rentouttaa ilmapiiriä, auttaa saamaan ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi, ylläpitämään positiivista energiatasoa ja rakentamaan joukkueen toveruutta. Varmista, että täytät ryhmäsi monipuoliset tarpeet tarjoamallasi ruoalla. Tarjoa esimerkiksi munkkien lisäksi hedelmiä ja jogurttia. Tarjoa kasvissyöjä- ja kosher-makkareita tavallisten frankkien kera.