Henkilöstöhallinto

Esimerkki palkallisen vapaa-ajan käytännöstä

Käytä tätä esimerkkiä PTO-käytännöstä oppaana, kun kehität omaa käytäntöäsi

Työntekijät, jotka käyttävät voimanottoa, tutkivat riippusiltaa metsässä

••• Qi Yang / Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Tarvitset organisaatiossasi palkallisen vapaa-ajan (PTO) politiikan, jotta työntekijät ymmärtävät sääntösi ja odotuksesi työssä viettämänsä ajan määrästä. Käytännössä varmistetaan, että väärinkäsitykset voimanoton määrästä ja tyypistä minimoidaan.

PTO-politiikka varmistaa myös, että sinulla on työnantajana julkaistu viitekehys, joka opastaa sinua tekemään päätöksiä, jotka varmistavat työntekijöiden oikeudenmukaisen ja tasa-arvoisen kohtelun. Molemmat tavoitteet ovat voitto sekä työnantajille että työntekijöille.

Seuraavassa on esimerkki PTO-käytännöstä.

Palkallisen vapaa-ajan tarkoitus

Tarkoitus Maksullinen vapaa-aika on tarjota työntekijöille joustavaa palkallista vapaata työstä, jota voidaan käyttää esimerkiksi loma-, henkilö- tai perhesairauksiin, lääkärikäyntiin, kouluun, vapaaehtoistoimintaan ja muihin työntekijän valitsemiin toimintoihin. Yhtiön tavoitteena on vähentää suunnittelemattomia poissaoloja ja valvontavalvonnan tarve.

Kertymäsi PTO-päivät, voimassa (päivämäärä) korvaavat kaikki olemassa olevat lomat, sairausajat ja henkilökohtaiset työpäivät, jotka sinulle on varattu aikaisempien käytäntöjen mukaisesti. Aiemmin kertynyt loma-aika siirtyy PTO-politiikan ylittäväksi yhtiön kulloistenkin ohjeiden mukaan.

PTO:n käytön ohjeet

Jokaiselle kokopäiväiselle työntekijälle kertyy PTO:ta kahdesti viikossa tunnin välein alla määritellyn palvelusajan perusteella. PTO lisätään työntekijän PTO-pankkiin, kun kahden viikon palkka on laadittu. Otettu PTO vähennetään työntekijän kertyneestä aikapankista tunnin välein.

Määräaikaiset työntekijät, sopimustyöntekijät ja harjoittelijat eivät ole oikeutettuja keräämään PTO:ta.

Kelpoisuus PTO:n kerryttämiseen edellyttää, että työntekijä työskentelee tai käyttää kertynyttä PTO:ta koko kahden viikon palkkajakson ajan. PTO:ta ei ansaita palkkakausilta, joina pidetään palkatonta vapaata, lyhyt- tai pitkäaikaista työkyvyttömyysvapaata tai työntekijöiden korvausvapaata.

Työntekijät voivat käyttää PTO-pankista saatua aikaa tunnin välein. Aika, joka ei kuulu PTO-politiikan piiriin ja jolle on olemassa erilliset ohjeet ja käytännöt, sisältää yrityksen palkalliset lomat, suruvapaat, vaadittu tuomaristotyö ja asevelvollisuusvapaat.

PTO:n ottaminen edellyttää kahden päivän ilmoitusta esimiehelle ja henkilöstöosastolle, ellei PTO:ta käytetä lailliseen, odottamattomaan sairauteen tai hätätapauksiin. (Käytä PTO:n pyytämiseen palkallista lomaa -lomaketta.) Kaikissa tapauksissa PTO on hyväksyttävä työntekijän esimieheltä etukäteen.

Yrityksesi arvostaa mahdollisimman paljon varoitusta, kun tiedät, että odotat jääväsi töistä ajoitetun poissaolon vuoksi.

Palkatun vapaa-ajan poikkeukset

  • Työntekijät, jotka ovat poissa useammin kuin kolme peräkkäistä suunnittelematonta päivää, voidaan vaatia esittämään henkilöstöosastolle lääkärintodistus, jonka perusteella he voivat palata työhön.
  • Kertyneen PTO:n ylittävä PTO voi johtaa asteittaisiin kurinpitotoimiin aina työsuhteen päättymiseen asti. Tämä vapaaaika jää palkattomaksi. Ainoa mahdollinen poikkeus tähän politiikkaan on myönnettävä yhtiön toimitusjohtajalta.
  • Ennen palkattoman ja hyväksytyn palkattoman poissaoloajan alkamista kertynyt PTO tulee käyttää kattamaan ennen palkattoman loman alkamista jääneet työtunnit.
  • Yhtiön alaisuudessa Family and Medical Leave Act (FMLA) Käytännössä kaikki kertynyt PTO-aika otetaan ennen palkattoman FMLA-ajan alkamista.
  • Suunnittelemattomat poissaolot, jotka johtuvat neljän tunnin tai sitä pidemmästä sairaudesta, jotka johtavat peräkkäisiin päiviin töistä poissaoloon, katsotaan yhdeksi poissaolotapahtumaksi mahdollisen kurinpitotoimien yhteydessä.

Progressiivinen kurinpitotoimi määritelty

Progressiivinen kurinpitotoimi suhteessa poissaolotapauksiin hallinnoidaan rullaavan 12 kuukauden kalenterin mukaan seuraavasti:

  • Yksi tai kolme tapausta: Ei kurinpitotoimia. Esimiesvalmennus
  • Neljäs tapaus: suullinen varoitus ja dokumentoitu valmennus
  • Viides tapaus: Kirjallinen varoitus työntekijän tiedostoon
  • Kuudes tapaus: Työsuhteen päättyminen

Mahdolliset ylimääräiset kurinpitotoimenpiteet

  • Jos työntekijä saa toisen kirjallisen varoituksen rullaavan 24 kuukauden aikana, hänen työsuhteensa irtisanotaan.
  • Työntekijän, joka on käyttänyt kaikki FMLA- ja lyhytaikaiset työkyvyttömyysetuudet, mutta joka ei vieläkään voi palata työhön, työsuhde irtisanotaan.

Vapaaehtoinen lopettaminen

  • Työntekijän, joka on poissa töistä kahtena peräkkäisenä päivänä ilman ilmoitusta esimiehelleen, voidaan katsoa irtisanoutuneen työstään vapaaehtoisesti.

Erityinen kelpoisuus PTO:lle

PTO ansaitaan seuraavan aikataulun mukaan perustuen 40 tunnin työviikkoon. PTO suhteutetaan työntekijän säännöllisen aikataulun mukaan tehtyjen tuntien määrään. (Kiitos Amy Casciottille TechSmith Corporationista näytenumeroista.)

Palvelusvuodet

  • 1-2: 144 työtuntia vuodessa, joka ansaitsee 2,7693 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 3-4: 152 työtuntia vuodessa, ansaitaan 2,9231 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 5-6: 160 työtuntia vuodessa, ansaitaan 3,077 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 7-8: 168 työtuntia vuodessa, ansaitaan 3,2308 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 9-10: 176 työtuntia vuodessa, joka ansaitsee 3,3847 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 11-12: 184 työtuntia vuodessa, ansaitaan 3,5385 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 13-14: 192 työtuntia vuodessa, ansaitaan 3,6924 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • Klo 15-16: 200 työtuntia vuodessa, ansaitaan 3,8462 tuntia jokaiselta kalenterivuoden täyttä työviikkoa kohden.
  • 17+: 208 työtuntia vuodessa, joka ansaitsee 4,0 tuntia kalenterivuoden jokaiselta täyttä työviikkoa kohden.

Jokainen työntekijä voi siirtää 80 tuntia kertynyttä voimanottoa uudelle kalenterivuodelle. Työntekijät ovat vastuussa PTO:n valvonnasta ja ottamisesta vuoden aikana, jotta he eivät menetä kertynyttä aikaa kuluvan kalenterivuoden päättyessä. (PTO edellyttää esimieshyväksyntää, eikä jokainen työntekijä voi ottaa kertynyttä aikaa joulukuussa, vaan yrityksen tulee jatkaa asiakkaiden palvelemista.)

Jos lieventävät liiketoimintaolosuhteet estivät työntekijää ottamasta määräaikaista voimanottoa, tämä PTO voidaan siirtää ja ottaa seuraavan kalenterivuoden ensimmäisellä puoliskolla osastopäällikön ja henkilöstöjohtajan suostumuksella.

Työntekijöille maksetaan kertyneestä PTO:sta palkkaa työsuhteen päättyessä. Jos työntekijä on käyttänyt PTO-aikaa, jota ei ole vielä kertynyt, ja työsuhde päättyy, otettu PTO vähennetään viimeisestä palkasta. Työntekijät, jotka antavat kahden viikon irtisanomisaika on työskenneltävä kaksi viikkoa käyttämättä voimanottoa.

Uudelleen palkatut työntekijät saavat hyvityksen aiemmasta työajasta ja keräävät nykyisen PTO:n yhdistetylle ajalle.