Kirjeet & Sähköpostit

Näyte poissaolokirjeistä puuttuvan työn vuoksi

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo Tämä kuvaluettelo sisältää vinkkejä muodollisen tekosyykirjeen kirjoittamiseen, mukaan lukien

Theresa Chiechi / Tasapaino



/span>

Kaikki joutuvat ajoittain kaipaamaan töitä, joskus jopa takia sairaus , tapaamisesta tai muista henkilökohtaisista syistä. Jotkut työnantajat pyytävät työntekijöiltä muodollisen kirjeen, jossa selitetään, milloin ja miksi he jäivät töistä.

Joskus työnantajat haluavat työntekijöiden kirjoittavan nämä kirjeet ennen poissaoloaan, ja joskus ne kirjoitetaan sen jälkeen. Milloin ja miten lähetät kirjeen, riippuu yrityksen politiikasta.

Lue alta vinkkejä muodollisen tekosyykirjeen kirjoittamiseen sekä kaksi esimerkkikirjettä: yksi työnantajalle ennen kuin joudut töihin ja toinen sen jälkeen.

Vinkkejä poissaolevan tekosyykirjeen kirjoittamiseen

  • Noudata liikekirjeen muotoa. Käytä virallinen liikekirjeen muoto kun kirjoitat kirjettäsi. Haluat tämän kirjeen olevan ammattimainen.
  • Ymmärrä työnantajasi politiikka. Ennen kuin jäät töihin, varmista, että tiedät, miten pomollesi ilmoitetaan, että olet poissa. Tiedä, tarvitseeko sinun kertoa pomollesi ja miten sinun pitäisi saada nämä tiedot hänelle (esim. puhelu, kirje, sähköposti). Tarkista myös, kuinka paljon etukäteen sinun on ilmoitettava työnantajallesi.
  • On oikeutettu tekosyy. Ole tietoinen yrityksen politiikasta ja siitä, mikä on anteeksiantava poissaolo töistä. Jonkin verran syitä työstä puuttumiseen työnantajasi ei välttämättä hyväksy sitä.
  • Lähetä kirje mahdollisimman pian. Jos mahdollista, lähetä anteeksipyyntösi ennen kuin menet töistä. Haluat antaa työnantajallesi aikaa siirtää minkä tahansa tehtäväsi. Jos pyydät pidempään virkavapaa , lähetä tämä kirje mahdollisimman aikaisin. Jos sinulla ei ole aikaa lähettää virallista kirjettä, harkitse sen lähettämistä anteeksi sähköposti sen sijaan.
  • Pidä se lyhyenä. Älä mene yksityiskohtiin siitä, miksi sinulta puuttuu työ (kuten pitkä luettelo oireistasi, jos olet sairas, tai yksityiskohtainen tarina henkilökohtaisesta ongelmasta). Kerro sen sijaan ytimekkäästi päivä tai päivät, jolloin olet poissa, ja selitä (lyhyesti) miksi.
  • Tarjota apua. Voit harkita poissaolosi korvaamista jollakin tavalla. Saatat esimerkiksi sanoa, että käytät edelleen sähköpostia ollessasi poissa, tai voit tarjota ylimääräisen tunnin tai kaksi työskentelyä saadaksesi osan keskeneräisistä projekteista. Jos voit valmistautua poissaoloon etukäteen, pyydä yhdeltä tai kahdelta työtoveriltasi tai työntekijältäsi apua puuttuvien tehtävien suorittamisessa. Tämä on erityisen tärkeää, kun pyydät pidempää poissaoloa.

Esimerkki virallisesta anteeksipyynnöstä

Voit käyttää tätä esimerkkiä mallina tekosyykirjeen kirjoittamiseen. Lataa malli (yhteensopiva Google Docsin ja Word Onlinen kanssa) tai lue alla oleva tekstiversio.

muodollinen poissaolosyykirje Lataa Word-malli

Virallinen anteeksipyyntö (ennen töistä puuttumista)

Päivämäärä

Työnantajan nimi
Työnantajan arvonimi
Organisaatio
Osoite
Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Arvoisa herra/rouva Sukunimi:

Hyväksy tämä kirje virallisena ilmoituksena, että en voi osallistua töihin 3.1.2022-7.1.2022. Osallistun ammatillisen kehittämisen konferenssiin, josta puhuin kanssasi aiemmin tällä viikolla.

Olen sopinut, että olen sähköpostissa työaikana ja soitan ja käyn toimistolla kerran päivässä katsomassa mitä jäin paitsi.

Kerro minulle, jos voin antaa lisätietoja tai jos tarvitset minulta jotain muuta, jotta poissaoloni sujuisi sujuvasti. Kiitos, että sain tarttua tähän loistavaan tilaisuuteen.

Ystävällisin terveisin,

Sinun allekirjoituksesi (paperikopio kirje)

Kirjoittamasi nimesi

Laajentaa

Virallinen anteeksipyyntö (poissaolon jälkeen)

Päivämäärä

Työnantajan nimi
Työnantajan arvonimi
Organisaatio
Osoite
Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Arvoisa herra/rouva Sukunimi:

Hyväksy tämä kirje virallisena ilmoituksena, että en voinut olla töissä 20.12.2021 sairauden vuoksi. Olen jo suorittanut tämän viikon tehtävät, jotka jäin tekemättä poissaolon aikana.

Kerro minulle, jos voin antaa lisätietoja. Kiitos ymmärryksestä.

Ystävällisin terveisin,

Sinun allekirjoituksesi (paperikopio kirje)

Kirjoittamasi nimesi

Laajentaa

Sähköpostiviestin lähettäminen

Joskus on järkevämpää lähettää sähköpostiviesti, jossa selitetään poissaolosi. Jos esimerkiksi haluat kertoa pomollesi mahdollisimman pian, että et ole töissä, sähköpostin lähettäminen tai soittaminen on nopein tapa jakaa nämä tiedot . Jotkut työnantajat jopa pyytävät, että työntekijät ilmoittavat heille poissaoloista sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Jos lähetät sähköpostiviestin syynä poissaoloasi, muista pitää sähköposti lyhyenä ja mainitse vain päivämäärät, jolloin olet poissa, ja anna lyhyt selitys poissaolollesi.

Muista myös lisätä selkeä aiherivi, jopa yksinkertaisesti: Poissaolo töistä - Nimesi. Tämä selittää selvästi sähköpostisi tarkoituksen pomollesi.

Jos haluat mieluummin lähettää anteeksipyyntösi sähköpostitse, tässä kuinka lähettää ammattimainen sähköpostiviesti .

Lisää vapaa-ajan pyyntökirjeitä

Työntekijöiden on usein myös kirjoitettava anteeksipyyntöjä pidempiä poissaoloja tai muuta pidennettyä vapaata. Muodollisia tekosyykirjeitä käytetään myös eri tilanteissa, kuten poissaoloon tuomariston tehtävä tai koulusta.

Tässä on valikoima kirjeitä ja sähköposteja, joissa pyydetään vapaata töistä. Muista räätälöidä kirjeenvaihto vastaamaan henkilökohtaista pyyntöäsi yrityksesi käytäntöjen kanssa.

Avaimet takeawayt

Tunne yrityksen politiikka. Ennen kuin lähetät tekosyyn poissaoloon, tutustu yrityksesi perusteltuun poissaoloon ja poissaoloon liittyviin käytäntöihin.

Pidä se yksinkertaisena. Anna yksinkertainen ja selkeä tekosyy. Poissaolostasi ei tarvitse antaa liikaa tietoja.

Esitä tekosyysi ajoissa. Kerro pomollesi mahdollisimman pian, että et voi työskennellä.