Työnhaku

Kuinka kirjoittaa ja lähettää ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä

Sähköpostimarkkinointi

••• Bhavesh1988 / Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Etsitpä sitten työtä , luot uusia verkkoyhteyksiä tai yrität vain menestyä nykyisessä työssäsi, on tärkeää osata kirjoittaa ja lähettää ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä.

Tämä voi olla vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa. Monet ammattilaiset ovat tottuneet henkilökohtaisessa elämässään hyvin rennompaan lähestymistapaan sähköpostiin. Vaikka slangi, hymiöt ja tekstipuhe ovat yleensä kunnossa, kun lähetät sähköpostia läheisille ystäville, ne eivät lennä työkirjeenvaihdossa. On tärkeää tietää, kuinka puhdistaa viestintäsi tarvittaessa.

Milloin sinun on ehkä lähetettävä ammattimainen sähköposti? Mahdollisuuksia on useita. Sinun on ehkä lähetettävä omasi saatekirje mahdolliselle työnantajalle, a kiitoskirje kollegalle, joka suostui olemaan a viite , erokirje nykyiselle pomollesi tai pyyntö suosituskirjeestä .

Sinulla voi olla muita syitä lähettää ei-henkilökohtaisia ​​sähköposteja, ja itse asiassa on hyvä idea varmistaa, että kaikki sähköpostisi on järjestetty ja ammattimainen.

Aina kun lähetät ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä, on todella tärkeää varmistaa, että viesti on täydellinen. Et halua hukata tilaisuutta tekemällä virheitä – joko siinä, miten lähetät sähköpostit tai kuinka pidät niitä kirjaa.

Opi, mitä voit sisällyttää viesteihin, mitä ei saa sisällyttää ja miten sähköpostiviestit suljetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään.

Ammattimaiset sähköpostiviestiohjeet

Lue nämä vaiheet kirjoittaaksesi korkealaatuisen ammattimaisen sähköpostin, niin teet aina suuren vaikutuksen vastaanottajaan.

Ammattimaiset sähköpostiohjeet

Kuvitus Melissa Ling. Tasapaino

Mitä sisällyttää sähköpostiviestiin

  • Otsikkorivi: Aiherivin tulee kertoa ytimekkäästi kirjoittamisen tarkoituksesta. Aiherivi voi olla niinkin yksinkertainen kuin 'Kiitos' tai 'Pyydä suositusta'.
  • Tervehdys: Vaikka kirjoittaisit hyvin lyhyen sähköpostin, sisältää tervehdys . Jos tiedät henkilön nimen, lisää se. Jos et ole etunimellä henkilön kanssa, kutsu häntä nimikkeellä.
  • Pituus: Pidä sähköpostisi mahdollisimman ytimekkäänä. Ihmisillä on tapana lukaista pitkiä sähköposteja, joten kirjoita vain olennaiset tiedot.
  • Sulkeminen: Kirjaudu ulos lyhyt 'Kiitos', 'Paras' tai muu yksinkertainen lähetys ja sitten nimesi. Useimmissa sähköpostitileissä voit upottaa jokaiseen sähköpostiin allekirjoituksen, joka sisältää nimesi, arvonimesi ja yhteystietosi. Se on loistava tapa tehdä jokaisesta kirjeenvaihdosta ammattimaisempaa.

Mitä ei saa sisällyttää sähköpostiviestiin

  • Fonttityyli: Vältä koristeellisia, leikkisä tai värillisiä fontteja; nämä yksinkertaisesti kääntävät vastaanottajan huomion pois todellisesta viestistäsi. Vältä myös lihavoinnin ja kursiivin liiallista käyttöä, koska ne saavat sähköpostin näyttämään sekavalta. Älä myöskään kirjoita isoilla kirjaimilla; tämä näkyy sähköpostissa vihaisena tai ylikiihtyneenä.
  • Hymiöt: Älä sisällytä hymiöitä ammattimaiseen sähköpostiin. tallenna nämä henkilökohtaista kirjeenvaihtoa varten.

Vinkkejä täydellisten ammattimaisten sähköpostiviestien varmistamiseen

Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, käy läpi kaikki nämä vaiheet ennen kuin napsautat lähetä-painiketta:

  • Varmista, että viestisi on täydellinen: Tarkista vielä kerran varmistaaksesi, että otsikkorivi sähköpostiosoitteesi on täytetty, sinulla on mukana allekirjoitus , lähetät viestin oikealle yhteyshenkilölle ja olet täyttänyt Piilokopio -kenttään lähettääksesi kopion itsellesi, jotta sinulla on tietue sähköpostiviestistä.
  • Todista sähköpostiviestisi: Ennen kuin painat lähetä, varmista myös, että tarkistat oikeinkirjoituksen ja tarkistat kieliopin ja isot kirjaimet. Ne ovat yhtä tärkeitä sähköpostikirjeessä kuin paperikirjeessä.
  • Lähetä testisähköpostiviesti: Ennen kuin lähetät sähköpostisi, lähetä viesti ensin itsellesi varmistaaksesi, että muotoilu toimii ja ettei mikään näytä väärältä. Jos kaikki näyttää hyvältä, lähetä sähköposti yritykselle tai henkilölle, johon olet yhteydessä.
  • Lähetä kopio sähköpostiviestistä itsellesi: Käytä Piilokopio -kenttään lähettääksesi kopion sähköpostiviestistä itsellesi, jotta sinulla on tietue siitä, milloin lähetit viestin ja kenelle sen lähetit. Löydät nämä tiedot myös lähetyskansiostasi.
  • Arkistoi kopiosi: Monien sähköpostiohjelmien avulla voit luoda kansioita helpottaaksesi tärkeiden menneiden sähköpostien löytämistä. Luo kansiot kaikille työnhakusähköpostiviesteille ja muille ammattisähköpostiviesteille ja arkistoi kopiot viestien lähettämisen jälkeen.

Katso esimerkkejä ammattimaisista sähköpostiviesteistä

Esimerkki sähköpostiviestistä #1: erokirje

Otsikkorivi: Eroaminen – Bob Smith

Hyvä rouva Jones,

Kirjoitan jättääkseni erohakemuksen kaupunginsairaalan yksikkökoordinaattorin tehtävästäni 10. kesäkuuta.

Olen enemmän kuin voin sanoa kaikesta tuestanne ja avustanne viimeisen viiden vuoden aikana. Täällä työskentely on ollut ensiluokkaista koulutusta ryhmätyössä, terveydenhuollon hallinnossa ja työnteossa. Kaipaan työskentelyä teidän kaikkien kanssa, ja toivon, että pysytte yhteydessä.

Kerro minulle, jos voin olla avuksi siirtymävaiheessa.

Ystävällisin terveisin,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Laajentaa

Esimerkkisähköpostiviesti #2: Suosituspyyntö

Aihe: Cynthia Dailey – Suosituspyyntö

Rakas Barbara Cho,

Löysin äskettäin LinkedInissä työpaikkailmoituksen XYZ Corp.:n markkinointiassistentin paikasta. Koska tiedän, että olet ollut siellä jo useita vuosia, mietin, voisitko olla valmis antamaan minulle suosituksen työhön.

Olin erityisen innoissani nähdessäni, että työhön kuuluu tiivistä yhteistyötä tiimisi kanssa sähköpostimarkkinoinnin ja sosiaalisen median kampanjoiden parissa. Siitä lähtien, kun työskentelimme viimeksi yhdessä ABC LLC:ssä, minulla on laaja kokemus HubSpotista, Google Analyticsista ja SurveyMonkeysta. Haluaisin käyttää näitä taitoja XYZ:n hyväksi.

Olen liittänyt mukaan kopion ansioluettelostani ja linkin portfoliooni, jotta näet viimeaikaisen kokemukseni. Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tai haluat nähdä lisää näytteitä töistäni.

Parhaat,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Laajentaa
  • Oikeinkirjoitus ja kielioppi: Se, että kirjoitat sähköpostia, ei tarkoita, että sinun pitäisi olla huolimaton oikeinkirjoituksen ja kieliopin suhteen. Muokkaa sähköpostisi huolellisesti ennen sen lähettämistä. Virheetön viesti kertoo vastaanottajalle, että sähköpostisi tulee ottaa vakavasti.

Avaimet takeawayt

Pidä se ammattilaisena: Yrityskirjeenvaihto tulee hioa, vaikka lähetät sen sähköpostitse.

Ole ytimekäs: Saavu asiasi ja kerro mahdollisimman selkeästi, mitä tarvitset tai mitä sinulla on tarjottavana.

Muokkaa, oikoluku, testaa: Varmista, että viestissäsi ei ole virheitä ja kirjoitusvirheitä. Lähetä testiviesti itsellesi ennen kuin painat lähetä.

Pidä kirjaa: Piilokopio itsesi tärkeässä kirjeenvaihdossa ja tallenna jokainen viesti sopivaan sähköpostikansioon myöhempää käyttöä varten.

Avaimet takeawayt

Pidä se ammattimaisena: Yrityskirjeenvaihto tulee hioa, vaikka lähetät sen sähköpostitse.

Ole ytimekäs: Saavu asiasi ja kerro mahdollisimman selkeästi, mitä tarvitset tai mitä sinulla on tarjottavana.

Muokkaa, oikoluku, testaa: Varmista, että viestissäsi ei ole virheitä ja kirjoitusvirheitä. Lähetä testiviesti itsellesi ennen kuin painat lähetä.

Pidä kirjaa: Piilokopio itsesi tärkeässä kirjeenvaihdossa ja tallenna jokainen viesti sopivaan sähköpostikansioon myöhempää käyttöä varten.

Artikkelin lähteet

  1. Sage-lehdet. ' Hymiön synkkä puoli: hymyilevien hymiöiden vaikutukset virtuaalisiin ensivaikutelmiin ,' Käytetty 19. marraskuuta 2019

  2. Internetin saavutettavuuden toimisto. ' Parhaat kirjasimet Internetin käytettävyyteen ,' Käytetty 19. marraskuuta 2019.

  3. Pittsburghin yliopisto. ' Blind Carbon Copy (BCC) -ominaisuuden käyttäminen sähköpostissa ,' Käytetty 19. marraskuuta 2019.