Henkilöstöhallinto

Kuinka kirjoittaa työntekijän suoritusten varoituskirjeet

Käytä näitä esimerkkikirjeitä omien kirjeesi kehittämiseen

Hämmentynyt työntekijä istuu pöydän ääressä ja näyttää järkyttyneeltä saatuaan epäselvän varoituskirjeen.

•••

praetorianphoto/E+/Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Muistutuskirjeet ovat esimiehen kirjoittamia kirjeitä, joissa annetaan virallinen lausunto suoritusongelmasta, jota työntekijän on parannettava. Muistutuskirjeet ovat usein muodollisen vaihe kurinpidollinen toimi prosessi, joka voi johtaa ylimääräisiin kurinpitotoimiin työntekijää kohtaan työsuhteen päättyminen jos työntekijä ei parane.

Muistutuskirjeet ovat merkittävä osa työntekijän suoritusongelman dokumentointia työntekijälle ja työnantajalle. Kirjallisissa varoituskirjeissä kerrotaan selkeästi ja täsmällisesti suoritus, jonka on parannettava, ja seuraukset, jos suoritus ei parane.

Nämä muodolliset liikekirjeet seuraavat yleensä jokaisen esimiehen suullisen valmennusyrityksen jälkeen. Usein ne kuitenkin tulevat ennen työntekijälle annettavaa suullista oikaisua, jota kutsutaan suulliseksi varoitukseksi tai muodolliseksi suulliseksi varoitukseksi. Kaikkien vaiheiden tulee keskittyä suorituskykyongelmaan tai siihen liittyviin suorituskykyongelmiin.

Varoituskirjeiden osat

Tehokkailla varoituskirjeillä on useita yhteisiä osia. Heillä tulee olla selkeä ilmaus ongelmasta tai suorituskykyyn liittyvästä ongelmasta, jota työntekijän on parannettava. Kirjeessä voidaan luetella useita esimerkkejä tavoista, joilla työntekijä voi muuttaa suorituskykyään vastaamaan suorituskykyä koskevia odotuksia. Esimerkkien antaminen antaa työntekijälle yhteisen kuvan – yhteisen merkityksen – ympärillä johtajan ja yrityksen odotukset .

Sisällytä tarvittaessa aikajana, jonka kuluessa työntekijän suorituskyvyn on parannettava. Tämä viittaus voi olla eräpäivän tai lopetuspäivän muodossa, jolloin johtaja arvioi uudelleen työntekijän suorituskyvyn.

Selitä, kuinka epäonnistuminen vaikuttaa paitsi työntekijöihin myös työpaikkaan ja organisaation menestykseen. Muistutuskirjeessä tulee myös kertoa selkeästi seurauksista, joita työntekijä voi odottaa, jos hänen suorituksensa ei parane varoituskirjeessä kuvatulla tavalla.

Allekirjoitusten merkitys

Esimiehen tai työntekijän johtajan allekirjoitus on tärkeä moitteiden yhteydessä. Kirje sisältää yleensä lausunnon, jonka mukaan työntekijän allekirjoitus osoittaa, että hän on vastaanottanut kirjeen. Se ei välttämättä tarkoita, että he ovat samaa mieltä sen sisällöstä. Sinun on oltava täsmällinen sanamuodossa, jotta työntekijä ymmärtää, että hän kuittaa kirjeen vastaanottamisen, ei väärinteon.

Anna työntekijöille mahdollisuus vastata

Sinun tulee antaa työntekijälle mahdollisuus vastata huomautuksessa esitettyihin kysymyksiin. Vastalause tulee olla kirjallinen, päivätty ja työntekijän allekirjoittama. Työntekijä voi olla samaa mieltä, eri mieltä, ilmaista katumuksensa ja niin edelleen. Alkuperäisiin huomautuskirjeisiin liitetään työntekijän kirjoittamat vastaväitteet.

Esimerkki moitekirjeestä

Tämä on esimerkki moitekirjeestä. Lataa varoituskirjemalli (yhteensopiva Google Docsin ja Word Onlinen kanssa) tai katso alta lisää esimerkkejä.

Esimerkki moitekirjeestä #1 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Jeffery Jones

Lähettäjä: George Peterson

Päivämäärä: 1.9.2018

Re: Muistutuskirje

Tämä on virallinen huomautuskirje, jossa ilmoitetaan, että suorituksesi ei täytä odotettua panostustasoa. Asiakastuen teknisenä asiantuntijana työssäsi työodotuksia kehitti koko teknisen tuen asiantuntijaryhmä ja heidän esimiehensä. Tämä tarkoittaa, että ne ovat hyväksytty standardi jokaisen teknisen tuen asiantuntijan suorituskyvylle.

Et suoriudu seuraavilla tavoilla.

  • Asiakkaiden määrä, joita palvelet viikossa, on 30 % alle standardin, jonka muut teknisen tuen asiantuntijat täyttävät.
  • Niiden ongelmien vaikeusaste, joihin päätät vastata, on 40 % alle standardin, jonka muu henkilökunta saavuttaa.
  • Aika, jonka asiakkaat viettävät puhelimessa kanssasi, ylittää muun henkilökunnan 25 prosentilla.

Kuten näet, et onnistu kolmessa työsi tärkeimmässä suoritusmittauksessa. Esimies on puhunut kanssasi useita kertoja ja olet saanut lisäkoulutusta. Tästä syystä uskomme, että et ole halukas esiintymään. Tämä vaikuttaa haitallisesti muun teknisen henkilöstön työtaakkaan.

Meidän on nähtävä välitön parannus kaikilla kolmella suorituskyvyn alueella tai lisää kurinpitotoimia aina työsuhteen päättymiseen asti. Uskomme, että voit parantaa. Meidän on nähtävä välitön parannus.

George Peterson, valvoja

Marian Demark, henkilöstöpäällikkö

Laajentaa

Esimerkki moitekirjeestä #2 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Linda Rodriguez

Lähettäjä: Mary Wilmont

Päivämäärä: 1.9.2018

Re: Muistutuskirje

Tämän huomautuskirjeen tarkoituksena on ilmoittaa sinulle virallisesti, että läsnäolosi vaikuttaa haitallisesti kykyysi suorittaa työsi. Vaikka palkallisten ja vapautettujen työntekijöiden ei tarvitse tehdä tiettyjä tunteja, neljänkymmenen tunnin työviikko on vakio ja odotettu.

Et ole ilmestynyt töihin vähintään yhtenä päivänä viikossa uudessa työssäsi aloittamisen jälkeen ja työskentelet vain kolmekymmentäkaksi tuntia viikossa. Esimiehenne on ilmoittanut sinulle FMLA-vapaan saatavuus henkilökohtaisiin tai perheen lääketieteellisiin ongelmiin. Hän on myös kysynyt sinulta, tarvitsetko majoitusta voidaksesi suorittaa työsi tehokkaasti.

Hän on ehdottanut, että käyt henkilöstöosastolla keskustelemassa näistä asioista ja osallistumisestasi. Olet kieltäytynyt kaikista kolmesta mahdollisuudesta, joita tarjosimme auttaaksemme sinua parantamaan tätä huonoa suorituskykyä.

Tosiasia on, että et voi suorittaa työtäsi alle neljässäkymmenessä tunnissa. Sinulta puuttuu työtehtäviesi määräajat ja myöhästymisesi vaikuttaa haitallisesti markkinointiosaston työtovereiden työhön. He eivät noudata määräaikojaan, koska epäonnistut suorittamisessasi.

Lisäksi keskeneräiset työsi, kun olet määrätty työtovereillesi, lisää heidän työtaakkaansa ylikuormitukseen, koska heillä on jo töitä, jotka vaativat neljäkymmentä tuntia työtä viikossa. Tämä on epäreilua, emmekä siedä näitä negatiivisia vaikutuksia työpaikalle nyt alkavassa.

Meidän on nähtävä välitön parannus läsnäoloasi tai irtisanomme työsuhteesi. Tämä tarkoittaa, että sinun on oltava töissä viitenä päivänä viikossa. Jos et käy töissä viitenä päivänä viikossa, et voi saavuttaa tavoitteita, joita varten olet ollut töissä.

Normaali palkallinen vapaa-aikamme antaa sinulle kuusi palkalliset sairauspäivät ja kaksi henkilökohtaista lomapäivää, jotka sinun on käytettävä yli vuoden. Lomaa tulee hakea etukäteen.

Olet jo käyttänyt neljä sairauspäivääsi ja kaikki henkilökohtaiset päiväsi nykyisten poissaolojesi kanssa. Emme aio antaa sinulle enempää aikaa. Jäljelle jää vain kaksi sairauspäivää ja palkallinen lomaaika, joka on pyydettävä etukäteen.

Jos sinulla on poissaoloaikasi yli palkallisen vapaa-ajan, irtisanomme työsuhteesi. Toivomme, että ymmärrät kuinka lähellä olet työpaikkasi menettämisessä. Et saa enää varoituksia.

Terveiset,

Mary Wilmont, johtaja

Thomas Credence, henkilöstöjohtaja

Laajentaa

Työntekijän vastaanottotodistus

On tärkeää luoda paperin jälki työntekijöiden moittimista. Tämä prosessi mahdollistaa todisteiden luomisen siitä, että työntekijä on saanut riittävästi tietoa ongelmista ja toimenpiteisiin, kuten neuvontaan, ryhdyttiin tilanteen korjaamiseksi.

Yksinkertainen vastaanottoilmoitus opastusta varten selventää, että työntekijä on saanut huomautuksen.