Kuinka kirjoittaa kokouspöytäkirja
Kirjallisen pöytäkirjan pitäminen työpaikkakokouksesta tai konferenssista
SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo
Kuva Bailey Mariner The Balance 2019
Kokouksen pöytäkirjat ovat yksityiskohtaisia muistiinpanoja, jotka toimivat virallisena kirjallisena pöytäkirjana kokouksesta tai konferenssista. The vastuuhenkilö kokoontuminen pyytää yleensä yhtä osallistujista huolehtimaan tästä tehtävästä. Eräänä päivänä se joku voisi olla sinä. Vaikka se ei ole kauhean vaikea työ, minuuttien pitäminen on tärkeä. Koska kokouspöytäkirjat ovat virallinen tallenne tapahtuneesta, tarkkuus on ratkaisevan tärkeää. Sinun tulee tehdä perusteelliset kokousmuistiinpanot, joihin ihmisten on voitava viitata myöhemmin tarvittaessa.
Tässä on joitain vihjeitä, jotka auttavat sinua käsittelemään tätä tehtävää hienovaraisesti. Ota selvää, mitä sinun tulee tehdä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen varmistaaksesi, että pidät tehokkaat pöytäkirjat.
Ennen Kokousta
- Valitse tallennustyökalusi. Menetkö vanhaan kouluun ja käytätkö kynää ja paperia vai käytätkö huipputekniikkaa ja käytätkö kannettavaa tietokonetta, tablettia tai älypuhelinta? Tarkista pomosi kanssa, haluavatko he käyttää tiettyä menetelmää.
- Varmista, että valitsemasi työkalu on toimintakunnossa, ja hanki varmuuskopio siltä varalta, että alkuperäinen epäonnistuu. Jos otat mukanasi esimerkiksi kannettavan tietokoneen, pidä myös kynä ja paperi käden ulottuvilla. Sinun ei tarvitse keskeyttää kokousta etsiessäsi jotain kirjoitettavaa, jos tietokoneesi kaatuu.
- Lukea kokouksen asialista ennen kokouksen alkua. Sen avulla voit laatia ääriviivat minuuteillesi. Jätä tilaa jokaisen kohteen alle ja kirjoita siihen muistiinpanosi. Tämä tekee työstäsi hieman helpompaa, kunhan kokousta johtava henkilö pitää kiinni esityslistasta.
Kokouksen aikana
- Ohita läsnäololomake ja varmista, että kaikki kirjautuvat sisään. Sinun tulee liittää luettelo kaikista osallistujista viralliseen kokouspöytäkirjaan.
- Varmista, että tiedät keitä kaikki ovat. Näin voit tunnistaa, kuka puhuu, ja tallentaa tiedot oikein.
- Huomaa kokouksen alkamisaika.
- Älä yritä kirjoittaa jokaista kommenttia ylös. On hyvä ottaa mukaan vain tärkeimmät ideat. Ole erittäin varovainen, ettet jätä pois asioita, joiden kanssa olet eri mieltä. Sinun ennakkoluulosi ei saisi vaikuttaa sinuun. Muista, että tämä on virallinen tili, ei sinun mielipiteesi tapahtuneesta.
- Kirjoita muistiin kaikki esitykset, kuka ne teki ja mahdolliset äänestystulokset; sinun ei tarvitse kirjoittaa muistiin, kuka kannatti esitystä. Tietenkin organisaatiosi säännöt voivat vaihdella, joten tarkista ne ensin pomosi kanssa.
- Jos äänestykset jostain esityksestä tai keskustelusta siirtyvät seuraavaan kokoukseen, merkitään se muistiin.
- Kirjaa ylös kokouksen päättymisaika.
Kokouksen jälkeen
- Kirjoita pöytäkirja mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun kaikki on vielä tuoreessa mielessäsi. Jos löydät virheen kokousmuistiinpanoistasi tai sinulla on kysyttävää, voit korjata sen nopeasti keskustelemalla muiden osallistujien kanssa.
- Pöytäkirjan viimeiseen kappaleeseen tulee liittää järjestön nimi, toimikunnan nimi, kokouksen tyyppi (päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen, vuosittainen tai erityinen) ja sen tarkoitus.
- Anna ajat, jolloin se alkoi ja päättyi.
- Anna osallistujaluettelo ja huomautus siitä, kuka johti kokouksen. Liitä nimesi osallistujaluetteloon ja sano suluissa nimesi jälkeen, että kirjoitit pöytäkirjan. Vaihtoehtoisesti voit kirjautua asiakirjan loppuun kirjoittamalla 'vastaavasti lähettäjä' ja nimesi perään.
- Oikolue pöytäkirjat ennen niiden lähettämistä. Pyydä myös jotakuta muuta osallistujaa katsomaan ne. He voivat ilmoittaa sinulle, jos olet vahingossa jättänyt jotain pois.
- Lähetä ne kokouksen johtaneelle henkilölle, ellei toisin kehoteta.