Työhaastattelut

Kuinka vastata haastattelukysymyksiin organisaatiosta

Liikemies työhaastattelussa

•••

Klaus Vedfelt / Riser / Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Se ei ole yllättävää työhaastattelijat Heitä usein kysymys organisatorisista taidoistasi. Kyky kohdistaa tehokkaasti aikaa, energiaa ja resursseja on kriittinen lähes jokaisessa asemassa millä tahansa toimialalla. Myös organisointi on välttämätöntä pehmeä taito ihmisille, jotka työskentelevät nopeatempoisissa ympäristöissä, joissa heidän odotetaan olevan erinomaisia moniajoja .

Ennen kuin istut haastatteluun, mieti läpi vastauksesi organisaatiota koskeviin haastattelukysymyksiin.

Mitä haastattelija haluaa tietää

Alkeimmalla tasolla haastattelijat haluavat tietää, oletko – vai et ole – organisoitunut työntekijäksi.

He etsivät todisteita siitä, että voit seurata määräaikoja ja vastuita ja seurata jopa pienimpiä tehtäviä.

He ovat myös kiinnostuneita tietämään, vastaavatko organisaatiokykysi hyvin roolin vaatimuksia.

Haastattelijat voivat kysyä:

  • Miten pysyt järjestyksessä?
  • Kerro minulle ajasta, jolloin työskentelit suuren projektin parissa, johon liittyy monia määräaikoja.
  • Oletko järjestäytynyt ihminen?
  • Mitä työkaluja ja järjestelmiä käytät järjestyksen ylläpitämiseen?

Kuinka vastata organisaatiota koskeviin kysymyksiin

Ei ole yhtä oikeaa tapaa pysyä järjestyksessä, eikä siis ole yhtä oikeaa vastausta kysymykseen.

Vastauksessasi sinun tulee jakaa henkilökohtaiset menetelmäsi järjestyksessä pysymiseen, olipa kyseessä sitten kynän ja paperin käyttäminen luettelon tekemiseen tai projektinhallintaohjelmistojen hyödyntäminen. Sinun tulee myös selittää, miksi valitsit tämän menetelmän.

Parhaat vastaukset antavat esimerkkejä siitä, kuinka olet käyttänyt erilaisia ​​organisaatiojärjestelmiä, ja osoittavat myös, että pystyt olemaan joustava.

Se on tärkeää, koska joskus järjestelmä, joka toimii yhdessä roolissa, ei välttämättä sovi toiseen rooliin – haluat näyttää, että pystyt mukautumaan vastaamaan kulloisenkin tilanteen tarpeita.

Esimerkkejä parhaista vastauksista

Sinulta voidaan kysyä, kuvailetko itseäsi järjestäytyneeksi henkilöksi. Lyhyt vastaus on 'kyllä', mutta harkitse vastauksesi laajentamista joillakin yksityiskohdilla, jotka osoittavat luottamuksesi taustalla olevat syyt.

Voit räätälöidä yhden näistä esimerkeistä omien kokemustesi ja tapojesi mukaan:

  • Ehdottomasti. Haluan pitää tarkistuslistaa ja varmistaa, että jokainen esine saa tarvitsemaansa huomiota.
  • Kyllä, joskus vähän liikaakin. Varmistan, että kaikki on siistiä ja kunnossa.
  • Olen erittäin organisoitu ja perusteellinen henkilö, jonka uskon edistävän menestystäni.
  • Kyllä, käytän useita verkko- ja työpöytätyökaluja pysyäkseni järjestyksessä. Joka viikon maanantaina tarkistan kalenteriini ja korostan tärkeimpiä asioita, jotka minun on suoritettava.
  • Tykkään suunnitella huolella päivittäisiä, viikoittaisia ​​ja pitkäaikaisia ​​työprojektejani.
  • Pidän tärkeänä asettaa muistutuksia ja kirjoittaa tehtäväluetteloita. Sitten varaan aikalohkoja tiettyihin tehtäviin omistamistani varten, joten olen määrittänyt vaiheet ja tarvittavan ajan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.
  • Suunnittelen niin paljon kuin mahdollista, mutta todellisuudessa asiat tulevat esille viime hetkellä. Näin ollen varmistan, että pystyn sopeutumaan ja reagoimaan nopeasti ja integroin uudet prioriteetit päivittäiseen työhöni.
  • Varmistan, että tiimini jäsenet ja minä tiedämme sovitut projektien määräajat, ja sitten asetan vertailuarvot, jotta voimme seurata edistymistämme. Useimmille projekteille asetan myös 'aikaiset määräajat' päivää tai kaksi ennen 'lopullista määräaikaa' ja teen parhaani saavuttaakseni tämän tavoitteen, jotta projekti saadaan päätökseen etuajassa.

Vinkkejä parhaiden vastausten antamiseen

Yritä vastauksessasi puhua omista henkilökohtaisista tavoistasi, mikä toimii sinulle ja miksi. Noudata näitä strategioita laatiessasi vastauksesi:

  • Osoita, että olet miettinyt organisaatiotapojasi ja haasteitasi, että ne ovat sinulle tärkeitä ja että sinulla on toimiva järjestelmä.
  • Kuvaile erityisiä tapojasi pysyä järjestyksessä niin yksityiskohtaisesti kuin voit.
  • Kerro esimerkki tavoista, joilla järjestelmäsi hyödytti sinua ja muita.
  • Korosta, että pystyt joustavasti sopeutumaan odottamattomiin uusiin ongelmiin ja tehtäviin.

Mitä ei saa sanoa

Vaikka organisaatiojärjestelmät voivat vaihdella, eikä ole olemassa yhtä oikeaa tapaa organisoida, on joitakin vastauksia, joita on parasta välttää.

  • Älä sano, että et ole järjestäytynyt. Vaikka et olisikaan järjestäytynein henkilö, haluat silti pitää vastauksesi positiivisena.
  • Älä ole jäykkä. Organisaatiojärjestelmien suosiminen on ok, mutta pyri tekemään selväksi, että voit mukautua tarpeen mukaan.
  • Älä ole liian töykeä. Vaikka olisitkin intohimoinen organisaatiojärjestelmääsi kohtaan, älä liioittele sitä. Haastattelija ei todennäköisesti ole kiinnostunut perusteellisesta opetusohjelmasta strategioistasi pysyäksesi velvollisuuksien ja määräaikojen päällä. Pidä vastauksesi lyhyt ja asiallinen.

Mahdolliset jatkokysymykset

Haastattelijat seuraavat usein alkuperäistä organisaatiota koskevaa kysymystä testatakseen, oletko todella miettinyt asiaa. Nämä esimerkit osoittavat, kuinka yksityiskohtaisesti ajattelusi on oltava haastatteluun valmistautuessasi.

  • Mitä toimenpiteitä teet projektin organisoimiseksi ja suunnittelemiseksi? Vastauksesi tulee osoittaa, kuinka käytät organisatorisia taitoja valmistautuaksesi projektiin ja sitten keskittyäksesi siihen.
  • Kuinka otat huomioon viime hetken muutokset, joihin sinun on mukauduttava? Vastauksesi tulee osoittaa, että voit tarvittaessa muuttaa suunnitelmiasi ja sisällyttää siihen uutta tietoa.
  • Miten priorisoit yhden projektin tehtävät? Vastauksesi tulee osoittaa, että osaat suunnitella, analysoida erilaisia ​​lähestymistapoja ja mahdollisuuksia, tehdä järkeviä päätöksiä ja menestyä työmäärässäsi.
  • Miten suunnittelet etukäteen mahdollisia määräajan muutoksia tai odottamattomia haasteita? Kerro meille, kuinka kehität varasuunnitelmat siltä varalta, että suunnitelma A ei toimi.
  • Miten toimit tilanteessa, jossa suunnitelmasi ei ollut riittävä? Keskustele ongelmanratkaisukyvystäsi, kyvystäsi tehdä monia asioita, kuinka hoidat kilpailevia prioriteetteja ja kykyäsi järjestää uudelleen tarvittaessa.

Kun vastaat näihin jatkokysymyksiin, yritä tarjota konkreettisia esimerkkejä tilanteista, joissa olet osoittanut, että olet organisatoriset taidot työpaikalla. Tämä on erityisen tehokasta, jos voit näyttää, kuinka taitosi ratkaisivat ongelman tai muutoin vaikuttivat yritykseesi.

Ehkä pystyit poistamaan paperityöruuhkan. Ehkä olet määrittänyt tärkeälle projektille määräajat ja prosessit, jotka takasivat sen onnistuneen loppuunsaattamisen. Kuvaamalla, kuinka organisatorisilla kyvyilläsi on ollut myönteinen vaikutus, voit tehdä haastattelijasi henkilöksi, joka voi tehdä tehokkaita organisaatiopäätöksiä.

Avaimet takeawayt

Ole valmiina: Haluat tuntea olevansa valmis puhumaan siitä, kuinka pysyt järjestyksessä ja miksi se on suosikkitapasi.

Jaa esimerkkejä: Kuten aina, tehokkaimmat haastatteluvastaukset ovat täsmällisiä. Kerro esimerkkejä siitä, kuinka olet toteuttanut organisaatiostrategiasi (ja bonuspisteitä, jos siitä on ollut hyötyä yritykselle).

Ole lyhyt: Älä hölmöile vastauksessasi. Haluat vahvistaa, että olet organisoitu, ja jakaa joitakin yksityiskohtia, mutta älä mene liian syvälle organisaatiostrategiasi ytimeen.