Johtaminen Ja Johtaminen

Hanki johtajuuden tuki projektinhallinnassa

liike-elämän ammattilaiset, jotka tarkastelevat projektin tietoja

••• PeopleImages / Getty Images

Projektipäälliköillä on vaikea työ. Roolinsa luonteen vuoksi he ottavat vastuun tehokkaan tiimin muodostamisesta uusien aloitteiden toteuttamiseksi ja menestymiseksi. Koska projektit voivat sisältää kaiken yrityksessä tehdyn työn, jokainen projekti on uusi seikkailu.

Yksi tärkeimmistä hankkeen menestystä edistävistä tekijöistä on tehokkaan ja sitoutuneen toimeenpanevan sponsorin läsnäolo. Vaikka projektipäälliköt saattavat tietää, että toimeenpanevat sponsorit tekevät paljon auttaakseen projektia onnistumaan, monet johtajat eivät ymmärrä, kuinka he voivat auttaa tai mitä tehdä.

Toiminnanjohtajan vastuut

Toimeenpaneva sponsori on välttämätön hankkeen onnistumiselle. On monia syitä, miksi projektit epäonnistuvat, mutta tuen puute organisaatiossa ei saa olla yksi niistä. Toimeenpanevien sponsorien tulee:

  • Ota johtotason vastuu projektin tuloksesta
  • Perusta projekti ja anna valtuudet projektipäällikölle ja ydintiimin jäsenille
  • Tue projektitiimin resursseja ja näkyvyyttä
  • Varmista tehokkaiden tiimiarvojen läsnäolo ja tue, mukaan lukien vastuullisuus ja avoimuus
  • Tue joukkuetta poikkeuksellisissa vaikeuksissa
  • Puolusta projektiryhmää organisaation häiriöitä vastaan
  • Pysy mukana ja kiinnostunut
  • Ole yhtä vastuussa kuin projektipäällikkö ja tiimin jäsenet, jos aloite epäonnistuu

Executive Sponsorin läsnäolo

Tukevan toimeenpanevan sponsorin puuttuessa kaikki yllä mainitut vastuut kuuluvat jo ylikuormitetulle projektipäällikölle, jolla ei yleensä ole vaikutusvaltaa muihin johtajiin tai johtajiin, jotka saattavat vastustaa projektia.

Tehokkaan sponsorin puute lisää riskiä projektiin liittyvistä ongelmista, mukaan lukien, mutta niihin rajoittumatta, epäonnistuminen, alioptimaalinen suorituskyky, kohonneet kustannukset ja laatutavoitteet sekä mahdollinen lisääntynyt ryhmän kuohunta.

Yksinkertaisesti sanottuna, läsnäolo tehokas toimeenpaneva sponsori on positiivinen muutostekijä sponsoroimansa hankkeen kannalta. Kun otetaan huomioon roolin ilmeinen merkitys, saattaa olla järkevää olettaa, että useimmat organisaatiot ottavat työnsä johtavien sponsorien kanssa vakavasti.

Roolin organisatorinen käsittely

Vaikka olisikin kohtuullista odottaa, että useimmat yritykset näyttäisivät kypsiä käytäntöjä toimeenpanevan sponsorin roolissa aikakaudella, jolloin projektinhallintakäytännöt ovat vakiintuneet, tilanne on täysin päinvastainen.

  • Monilla yrityksillä ei ole virallisia käytäntöjä johdon sponsoroinnin suhteen
  • Harvoilla yrityksillä on muodollista koulutusta tai standardoitua kuvausta sponsorin roolista ja vastuista
  • Harvinainen on yritys, joka tarjoaa koulutusta johtaville sponsoreilleen
  • Sponsorin vastuusta hankkeen onnistumisesta on vain vähän johdonmukaista sopimusta
  • Useimmat projektipäälliköt ovat turhautuneet sponsorien tuen puutteesta

Projektijohtamisinstituutin mukaan vuonna 2018 38 % organisaatioista tutkittu ei ollut aktiivisia toimeenpanevia sponsoreita projekteille.

Vaikka johtajien sponsoroinnin nykytila ​​saattaa jättää parantamisen varaa, projektipäälliköillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin jatkaa aloitteitaan. Projektipäälliköt voivat kuitenkin ryhtyä joihinkin vaiheisiin rekrytoidakseen kaivattua johtotukea.

Toimenpiteet johdon tuen saamiseksi

  1. Rekrytoi sponsori. Jos hankkeellasi on yrityksellesi strategisia vaikutuksia joko suoraan asiakkaille tai epäsuorasti mahdollistamalla tehokkaammat ja tehokkaammat sisäiset toiminnot asiakkaiden tukemiseksi, kannattaa rekrytoida sponsori. Työskentele suoraan raportoijasi johtajan tai projektinhallintatoimistosi johtajan kanssa vahvistaaksesi projektin tärkeyttä ja pyytääksesi apua. Korosta sponsorin roolia ja vastuita ja osoita alan tutkimus joka korreloi projektin onnistumisen ja tehokkaan sponsoroinnin.
  2. Kouluta sponsoriasi. Korosta sponsorin roolia strategisena, ei taktisena tai hahmona. Useimmat johtajat tulevat sponsorin rooliin ilman muodollista koulutusta tai edes kontekstia velvollisuuksilleen. Vaikka olet hieman hankalassa roolissa kouluttaaksesi johtajaa, useimmat näistä henkilöistä arvostavat kontekstiasi ja ohjaustasi. Vastuuvelvollisuuteen, arvojen vahvistamiseen ja joukkueen suojeluun liittyvien kysymysten tulisi olla ensisijaisesti keskittymässä, kun otat toimeenpanevaan sponsoriin.
  3. Ole aktiivisesti mukana ja ota sponsorisi mukaan. Parhaan projektipäällikön ja toimeenpanevan sponsorin suhteet ovat erittäin vuorovaikutteisia. On tärkeää, että molemmat osapuolet luovat selkeän viestintäprotokollan hankkeen toimintojen päivityksiä sekä hätätilanteiden ilmoittamista ja niihin reagoimista varten. Projektipäällikön tulisi kannustaa toimeenpanevaa sponsoria osallistumaan tila- tai tiimikokouksiin ajoittain osoittaakseen aitoa kiinnostusta ja toimiakseen aktiivisena kannustajana organisaatiolle joukkueen menestyksen saavuttamiseksi.
  4. Pyydä valmennustukea sponsoriltasi. On aina hyödyllistä, että joku, jolla on enemmän kokemusta kuin sinä, tarkkailee ja antaa rakentavaa ja positiivista palautetta ja valmentaa suoriutumisestasi.
  5. Käytä sponsoria huolellisesti suuriin ongelmiin . Varo käyttämästä sponsoriasi liikaa taktisissa asioissa. Sponsorin paras käyttö on auttaa turvaamaan resurssit, toimimaan projektitiimin edustajana laajemmalle johtoryhmälle ja auttamaan sinua vahvistamaan tärkeitä tiimin arvoja.

Viimeinen Pitch

Toimeenpanevan sponsorin rooli on yksi tärkeimmistä hankkeiden onnistumisen palapelin palasista. Menestyneet projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka tärkeä tämä rooli on, ja työskentelevät saadakseen johtotukea oikealla tasolla ja intensiteetillä.

Jos sponsori on poissa tai epämääräinen, ota tehtäväksi rekrytoida ja/tai kouluttaa johtavia sponsoreitasi tukemaan sinua, tiimiäsi ja yritystäsi menestyksen saavuttamisessa.