Henkilöstöhallinto

Työntekijän henkilöstötiedoston sisältö

Nämä ovat kohteet, jotka kuuluvat työntekijöiden henkilöstötiedostoon

Melkoinen henkilöstöpäällikkö haastattelussa

••• mediakuvat / Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

The työntekijän henkilöstötiedosto on pääasiallinen työntekijätiedosto, joka sisältää työsuhteen historian työhakemuksesta erohaastatteluun ja työsuhteeseen irtisanomisasiakirjat .

Pääsy työntekijöiden henkilöstötiedostoon

Ainoastaan ​​henkilöstöosastolla ja työntekijän välittömällä esimiehellä tai johtajalla on pääsy työntekijöiden henkilöstötiedoston tietoihin, eivätkä ne koskaan poistu henkilöstötoimistosta.

Joissakin yrityksissä tiedostoon pääsy on rajoitettu HR-henkilöstölle. Näissä organisaatioissa esimiehet tai johtajat pitävät omaa hallintotiedostoaan, joka sisältää asiakirjoja, joita he saattavat tarvita päästä käsiksi, kuten kopiot aikaisemmista suoritusarvioista.

Vaatimukset vaihtelevat osavaltioittain, kansainvälisesti puhumattakaan siitä, kenellä on pääsy työntekijän henkilöstötietoihin. Joissakin osavaltioissa työntekijöillä on oikeus päästä käsiksi henkilöstötiedoston tietoihin ja jopa saada niistä kopioita. Toisissa pääsy on kapeampi. Vaatimukset vaihtelevat myös sen suhteen, mitä työntekijä voi käyttää. Tunne sen lainkäyttöalueen säännöt, jolla palkkaat ihmisiä noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksiasi.

Yleensä et halua säilyttää työntekijän henkilöstökansiossa asiakirjoja, joihin työntekijällä ei kohtuudella ole oikeutta tutustua. Voit harkita kaikkien taustatarkistuksiin, referensseihin, haastattelujen tarkistuslistoihin ja arvioihin liittyvien asiakirjojen säilyttämistä erillisessä tiedostossa, joka luodaan sisältämään kaikki tiettyyn rekrytointi- ja rekrytointitapahtumaan liittyvät asiakirjat.

The työntekijän henkilöstötiedosto säilytetään yleensä lukitussa, palonkestävässä arkistokaappissa lukitussa paikassa, johon henkilöstöhallinnon henkilökunta pääsee käsiksi. Henkilöstötiedostossa olevien työntekijätietojen luottamuksellisuus on ensiarvoisen tärkeää.

Kaikista yrityksen ylläpitämistä työntekijätiedostoista työnantaja, esimies tai henkilöstöhallinto käyttää useimmiten päivittäin työntekijöiden henkilöstötiedostoa.

Työntekijän henkilöstötiedoston sisältöä koskevia huomioita

Henkilöstötiedostot sisältävät yleensä asiakirjoja, jotka työntekijä on jo tutustunut ja joiden sisältö on siten hänelle tuttu. Tämä sisältää asiakirjat, kuten työhakemukset, suoritusarvioinnit, tunnustuskirjeet, koulutusasiakirjat ja lomakkeet, jotka liittyvät siirtoihin ja ylennyksiin.

Perusperiaatteet ja kysymykset, jotka on otettava huomioon toimitettaessa mitä tahansa asiakirjaa työntekijän henkilöstötiedostoon, ovat nämä.

  • Tarvitseeko työnantaja tietyn asiakirjan perustellakseen päätöksensä, jos työnantaja on haastanut oikeuteen? Tarvitseeko työnantaja asiakirjan tuomioistuimessa?
  • Tietääkö ja ymmärtääkö työntekijä, että asiakirja tallennetaan hänen henkilöstökansioonsa? Useimmissa tapauksissa työnantajien tulee pyytää työntekijää allekirjoittamaan asiakirja, ei suostumaan asiakirjan sisältöön, vaan tunnustaa olevansa tietoinen ja olet lukenut asiakirjan.
  • Mitään yllätyksiä, mielipiteitä tai henkilökohtaisia ​​huomautuksia työntekijästä ei saa koskaan laittaa työntekijän henkilöstötiedostoon. Pelkät tosiasiat, ei spekulatiivisia ajatuksia, kuuluvat työntekijöiden henkilöstötiedostoon.

Työntekijän henkilöstötiedoston sisältö

Seuraavassa on suosituksia asiakirjoista, joita työnantajan tulee säilyttää työntekijän henkilöstötiedostossa.

Työhistoria

  • Työhakemus
  • Jatkaa
  • Ansioluettelon saatekirje
  • Koulutuksen vahvistus
  • Työllisyyden todentaminen
  • Hylkäyskirje
  • Tehtävän kuvaus
  • Työanalyysitiedot
  • Työtarjouskirje tai työsopimus
  • Työvoimatoimisto- tai tilapäistyösopimus, jos käytössä
  • Hätäyhteystieto
  • Allekirjoitettu työntekijän käsikirjan kuittauslomake, joka osoittaa työntekijän käsikirjan vastaanottamisen
  • Muistilista uuden työntekijän perehdyttämisestä, joka näyttää käsittelemät aiheet ja kenen
  • Kaikki muuttosopimukset ja asiakirjat
  • Mikä tahansa työntekijän ja työnantajan välinen sopimus, kirjallinen sopimus, kuitti tai kuittaus (kuten a kilpailukieltosopimus , työpaikka sopimus tai yrityksen toimittamaa autoa koskeva sopimus)
  • Työelämän viralliset lomakkeet, mukaan lukien pyynnöt siirtää , edistäminen , sisäiset työhakemukset ja niin edelleen
  • Kaikki muut työsuhteeseen liittyvät asiakirjat

Työntekijöiden suorituskyvyn kehittäminen, kehittämissuunnitelmat ja parantaminen

  • Kopiot kaikista käytetyistä suoritusarvioista tai työntekijöiden kehityssuunnitelmista
  • Työntekijöiden itsearvioinnit
  • Tallenteet kaikista virallisista neuvontaistunnoista
  • Huomautuksia läsnäolosta tai myöhästymisestä
  • Suorituskyvyn parantamissuunnitelman dokumentaatio
  • Kurinpitoraportit
  • Esitetty työntekijöiden tunnustus, kuten todistukset, tunnustuskirjeet ja niin edelleen
  • Työntekijöiden muodolliset ehdotukset ja suositukset, organisaation vastaukset
  • Treeniennätykset
  • Koulutuspyynnöt
  • Osaamisarvioinnit
  • Harjoitustuntien tai istuntojen ilmoitukset tai aikataulut
  • Tarvearvioinnit allekirjoitettu
  • Koulutuskuluraportit
  • Asiakkaiden tai työtovereiden valitukset, joista on keskusteltu työntekijän kanssa

Työsuhteen päättymisasiakirjat

  • Työntekijän erokirje
  • Poistu haastatteludokumentaatiosta
  • Kobra ilmoitus
  • Työsuhteen päättymisen tarkistuslista
  • Loppukirjanpito kaikista työntekijän työsuhteen näkökohdista, kuten viimeinen palkka, lomapalkka, yrityksen omaisuuden palauttaminen ja niin edelleen

Bottom Line

Työntekijän henkilöstötiedostoon kannattaa sijoittaa vain asiakirjoja, jotka työntekijä tuntee. Jos tiedoston sisällön näkeminen aiheuttaa työntekijälle yllätyksen, et ole hallinnut tiedoston sisältöä tehokkaasti.

Artikkelin lähteet

  1. Henkilöstöhallinnon yhdistys. ' Onko työnantajien näytettävä työntekijöille henkilöstötiedostonsa? ' Käytetty 4. lokakuuta 2020.