Helppoja vaiheita projektibudjetin luomiseen
••• Hero Images / Getty Images
Kokeneilla projektipäälliköillä ja suurissa yrityksissä työskentelevillä on ohjelmistot ja kirjanpitäjät, jotka auttavat heitä laatimaan projektibudjetteja. Mutta entä jos et? Jos tuijotat tyhjää laskentataulukkoa tai sähköpostisi projektin sponsori pyytää sinua kokoamaan hankkeen rahoituksen, tämä artikkeli on sinua varten.
Tarkastelemme viittä asiaa, jotka sinun on tehtävä luodaksesi perusprojektin budjetti.
Käytä tehtävälistaasi
Ota ensin projektisi tehtävälista. Sinulla voi myös olla työnjakorakenne, ja jos sinulla on sellainen, on parasta käyttää sitä. Mutta tehtävälista toimii niin kauan kuin se kattaa kattavasti kaiken, mitä sinun tulee tehdä projektissa.
Jos sinulla ei ole tehtäväluetteloa, on aika luoda sellainen. Kirjoita ylös kaikki, mitä sinun on tehtävä, ja asiat, jotka sinun on rakennettava, tehtävä tai saatettava valmiiksi ennen kuin projekti voidaan saada valmiiksi. Sen ei tarvitse olla missään tietyssä järjestyksessä, mutta sen on sisällettävä kaikki.
Lopulta tässä vaiheessa aivoriihi ideoita projektitiimisi kanssa, sillä on varmasti jotain, jonka olet unohtanut. Monet päät ovat parempia kuin yksi!
Arvioi jokainen komponentti
Käy nyt läpi luettelosi ja laske kunkin tuotteen hinta. Esimerkiksi tehtävä, jossa lukee 'kokousten järjestäminen vaatimuksista keskustelemaan', voi sisältää hankinnan ja vuokraamisen, kokoushuoneiden varaamisen tai tarvitsemiesi resurssien, kuten projektorin tai fläppitaulukynän, ostamisen. Siitä aiheutuu kustannuksia, joten pyydä tarjoukset huoneen vuokrauksesta ja muista laitteista ja merkitse se muistiin.
Tee tämä kaikelle tehtäväluettelossa mainitulle, jotta saat hinnan jokaista tuotetta vastaan. Joihinkin projektitehtäviin ei välttämättä ole liitetty hintaa, ja se on OK.
Lisää arviot yhdessä
Lisää seuraavaksi kaikki arviosi yhteen. Tämä on helpointa tehdä, jos teet luettelon kohteista laskentataulukkoon, lisäät kustannukset seuraavaan sarakkeeseen ja lasket sitten yhteen sarakkeen alareunassa. Anna laskentataulukon tehdä laskelmat puolestasi! Siitä tulee budjettilaskentataulukkosi.
Kustannukset on hyvä ryhmitellä myös luokkiin, jotta näet helposti, mihin suurin osa rahoista menee. Käytä luokkia, kuten 'Projektin käynnistys', 'Infrastruktuuri' tai 'Koulutus' – valitse ryhmittelyt, jotka merkitsevät jotain projektin kontekstissa.
Lisää vakuutustapahtumat ja verot
Olisi hienoa, jos sinulla olisi kristallipallo ja pystyisit ennustamaan nämä kustannukset 100 %:n tarkkuudella, mutta et todennäköisesti ole varma kyvystäsi tehdä niin! Tässä on satunnaisuus. Se on raharahasto, joka perustuu siihen, kuinka varma olet siitä, että olet saanut arviot oikein. Se ei liity mihinkään tiettyyn tehtävään. Se on yleinen 'hätäpotti', jos sinulla on jotain vikaa tai jätät jotain vahingossa pois.
Jos et tiedä, kuinka paljon varallisuutta lisättävät, käytä 10 % kolmannessa vaiheessa luomastasi kokonaismäärästä. Se on ei-tieteellinen arvaus, jota monet projektipäälliköt käyttävät, ja se antaa sinulle hieman pehmustetta budjettiisi, jos tarvitset sitä.
Lisää budjettilaskentataulukon alareunaan rivi, jossa lukee 'Ehdollisuus' ja määrittelee käyttämäsi prosenttiosuuden.
Älä unohda lisätä myyntiveroja tai muita veroja, joita ei ole erikseen jo sisällytetty yksittäisiin rivikohta-arvioihisi.
Kun lasket kaikki yhteen, saat lopullisen budjettisi summan.
Hanki hyväksyntä
Viimeinen asia, joka sinun on tehtävä, on saada johtajasi tai projektin sponsori hyväksymään budjettisi. Keskustele heidän kanssaan siitä, kuinka kokoat sen ja mitkä elementit muodostavat kokonaisbudjettisi.
Se siitä! Projektibudjetointi on olennainen projektinhallintataito, ja tämän oppaan avulla pääset alkuun projektibudjetin luomisessa.