Projektinhallinta

Gantt-kaavion osat

Gantt-kaavion ominaisuudet ja kuinka ne auttavat sinua hallitsemaan projekteja

Mies katselee jättiläistä Gannt-kaaviota

•••

NicoElNino / Getty Images

Vaikka yksinkertainen tehtävälista saattaa riittää pienten tehtävien suorittamiseen hankkeita ympäri taloa, kun se tulee projektinhallinta , tarvitaan yleensä yksityiskohtaisempi toimintasuunnitelma. Yksi suosituimmista ja käytännöllisimmistä tavoista hallita a.:n kaikkien tehtävien ajoitusta hanke on käyttää Gantt-kaaviota.

Mikä on Gantt-kaavio?

Gantt-kaavio on kaavio, joka näyttää kaikki projektin eri osatehtävät ja kuinka ne liittyvät toisiinsa ajan myötä.

Gantt-kaavio näyttää kaikki tehtävät, jotka on tehtävä, kunkin tehtävän odotetaan vievän aikaa, yksittäisten tehtävien suorittamisen aikakehykset ja eri tehtävien väliset suhteet. Tällä tavalla kaikki selviää tehty aikataulussa , etkä koskaan tuhlaa aikaa odottamalla tehtävän valmistumista, joka olisi pitänyt jo tehdä.

Mitkä ovat Gantt-kaavion osat?

Gantt-kaaviot koostuvat yhdeksästä komponentista.

  1. Päivämäärät. Yksi Gantt-kaavion pääkomponenteista, päivämäärät antavat projektipäälliköille mahdollisuuden nähdä paitsi koko projektin alkamis- ja päättymisajankohta, myös kunkin tehtävän suorittamisajankohta. Nämä näkyvät kaavion yläosassa.
  2. Tehtävät. Suuret projektit koostuvat aina suuresta määrästä osatehtäviä. Gantt-kaavio auttaa projektipäälliköitä pitämään kirjaa kaikista projektin osatehtävistä, joten mikään ei unohdu tai viivästyy. Tehtävät on listattu vasemmalla puolella.
  3. Baarit. Kun osatehtävät on lueteltu, palkkeja käytetään osoittamaan aika, jonka kuluessa kukin tehtävä tulee suorittaa. Tämä auttaa varmistamaan, että jokainen osatehtävä tehdään aikataulussa, jotta koko projekti valmistuu ajallaan.
  4. Virstanpylväät. Virstanpylväät ovat tehtäviä, jotka ovat tärkeitä projektin valmistumisen ja onnistumisen kannalta. Toisin kuin pienet yksityiskohdat, jotka on myös tehtävä, virstanpylvään suorittaminen tarjoaa tyytyväisyyden tunteen ja liikettä eteenpäin. Gantt-kaaviossa virstanpylväät näytetään timantteina (tai joskus eri muotoisina) tietyn tehtäväpalkin lopussa.
  5. Nuolet. Vaikka jotkin tehtävistäsi voidaan tehdä milloin tahansa, toiset on suoritettava ennen tai sen jälkeen, kun toinen osatehtävä voi alkaa tai päättyä. Nämä riippuvuudet on osoitettu pienillä nuolilla Gantt-kaavion tehtäväpalkkien välissä.
  6. Tehtäväpalkit. Vaikka monet osatehtävät voidaan suorittaa melko nopeasti, on useita kertoja, jolloin haluat nähdä yhdellä silmäyksellä, kuinka projektisi etenee. Edistyminen näkyy varjostamalla tehtäväpalkit edustamaan kunkin jo suoritetun tehtävän osaa.
  7. Pystyviivan merkki. Toinen tapa seurata projektin edistymistä, pystysuora viivamerkki osoittaa nykyisen päivämäärän kaaviossa. Sen avulla voit hallita aikaasi tehokkaasti, sillä näet yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon sinulla on vielä tehtävää ja oletko aikataulussa saattamaan projektin päätökseen ajoissa.
  8. Tehtävän tunnus. Nykypäivän nopeatempoisessa yritysmaailmassa sinulla on todennäköisesti useita tehtäviä käynnissä samanaikaisesti. Tehtävätunnuksen sisällyttäminen Gantt-kaavioon auttaa kaikkia osapuolia tunnistamaan nopeasti kyseessä olevan tehtävän.
  9. Resurssit. Vaikka jokaisessa Gantt-kaaviossa ei luetella sen parissa työskentelevien ihmisten nimiä, jos projektisi suorittaa useita henkilöitä, nimien ja heille osoitettujen tehtävien luettelointi voi olla uskomattoman hyödyllistä. Resurssien tunnistaminen ja osoittaminen kullekin tehtävälle auttaa sinua hallitsemaan tehokkaasti ihmisiä, työkaluja ja taitoja kunkin projektin suorittamiseksi ajallaan.

Projektinhallintatyökalut ja Gantt-kaaviot

Kun Gantt-kaavioita alun perin kehitettiin, ne kirjoitettiin käsin, mikä teki kaavion muuttamisesta tai päivittämisestä työlästä. Onneksi nykyisen projektinhallintaohjelmiston avulla projektipäälliköt voivat helposti lisätä, vähentää ja muokata tehtäviä tarvitsematta säätää koko kaaviota käsin.

On olemassa monia suosittuja projektinhallintatyökaluja ja ohjelmistoja, jotka käyttävät Gantt-kaavioita tai tehtävärakenteita. Niitä voidaan käyttää yrityksesi, henkilökohtaisiin ja urakehitystarpeisiisi.

Projektia johtaessasi sinun on varmistettava, että kaikki yksittäiset tehtävät suoritetaan ajallaan ja tehokkaasti. Gantt-kaavio auttaa sinua tekemään juuri sen.