Projektinhallinta

10 tapaa onnistuneille projektipäälliköille

Projektipäällikkö stand-up-kokouksessa keskustelemassa projektista taululle.

•••

Cecilie_Arcurs / Getty Images

SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Miksi tietyt projektipäälliköt tuovat projektinsa ajallaan, budjetilla ja tyytyväisillä asiakkailla, kun taas toisilla on vaikeaa? Katsotaanpa kymmentä tapaa, jotka erittäin menestyneet projektipäälliköt jakavat selvittääkseen.

Nämä tavat mainitaan kerta toisensa jälkeen suoritusarvioinneissa ja projektin loppukatselmuksissa, joissa asiakas, tiimi tai sponsori antaa palautetta projektipäällikölle.

Sinulla ei tarvitse olla kymmenen vuoden kokemusta menestyäksesi joka kerta. Muuttamalla tapojasi ja harjaamalla taitojasi voit parantaa merkittävästi mahdollisuuksiasi projektisi onnistumiseen ja antaa itsellesi myös vähemmän stressaavaa aikaa töissä.

#1. Oikean joukkueen käyttäminen

Tehokkain ja menestynein projektipäälliköt tietävät tiiminsä jäsenten kyvyt. Se tarkoittaa, että he voivat jakaa oikean työn oikeille ihmisille.

Väärän resurssin käyttäminen tehtävään voi johtaa siihen, että se kestää kauemmin tai sen voi tehdä huonosti. Se auttaa tuntemaan kanssasi työskentelevien henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, jotta voit parhaiten kohdentaa heidät projektitehtäviin.

#2. Projektiongelmien hallinta

Kaikissa projekteissa on ajoittain ongelmia. Menestyneet projektipäälliköt eivät anna sen huolestua. He tuntevat ongelmanhallinnan prosessit ja myös sen, kuinka parhaiten käsitellä ongelmia niiden ilmaantuessa.

Voit myös tehdä sen. Kun osaat arvioida projektiongelman, huomaat, että ongelmanhallinnasta tulee helppo tapa sisällyttää viikkorutiinisi. Varaa aikaa käydäksesi läpi ongelmalokisi viikoittain, niin huomaat pian, että on helppoa pysyä ongelmien hallinnassa.

#3. Selviytyminen muutoksista

Projektit on suunniteltu muuttamaan asioita, mutta sellainen muutos tapahtuu muille ihmisille. Vaikeampaa on hallita muutosta, joka kohdistuu suoraan projektitiimiin, häiritsee yksityiskohtaista projektiaikataulua ja luo uutta työtä ja kasa dokumentaatiopäivityksiä.

Menestyneillä projektipäälliköillä on muutoksenhallintaprosessi, jota he noudattavat. Määritettyjen vaiheiden noudattaminen helpottaa minkä tahansa toiminnan muuttamista tottumukseksi, koska se on jäsenneltyä ja toistuvaa.

Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:

  • Vastaanota tiedot muutoksesta
  • Arvioi muutos
  • Selvitä, kuinka paljon työtä muutoksen tekeminen vaatisi
  • Laadi suositus siitä, kannattaako jatkaa

Kun olet valmistellut suosituksen, pyydä sponsoriasi tekemään päätös siitä, pitäisikö sinun tehdä muutos vai ei. Voit hyväksyä joitain pieniä muutoksia itse, kunhan ne kuuluvat toimivaltasi ja valtuudettasosi. Menestyneet projektipäälliköt tietävät, että muutoksista selviäminen on osa työtä ja heillä on suunnitelma käsitellä niitä silloin, kun niitä tulee.

#4. Hankkeen kustannusten hallinta

On erittäin todennäköistä, että projektistasi aiheutuu kustannuksia, vaikka et itse hallitse kukkaron nyörejä täysin. Mahdollisuuden hallita taloudellisia osia hallinnassasi on oltava tapana. Jos et lähesty sitä säännöllisesti ja rutiininomaisesti, huomaat, että työstä tulee niin suuri, ettei sitä voi tehdä hyvin.

Fantastiset projektipäälliköt pysyvät kustannuksissa laskujen, tarjousten ja arvioiden arkistointijärjestelmien avulla. Opi käyttämään budjetointiohjelmistoasi (vaikka se olisi vain taulukko).

Et voi hallita projektisi kustannuksia ennen kuin sinulla on suunnitelma siitä, mitä aiot kuluttaa. Opi luomaan a projektin budjetti jotta voit aloittaa.

#5. Joukkueen rakentaminen

Projektiryhmä ei välttämättä työskentele suoraan sinulle. Joten miksi tiimin rakentaminen on osa menestyneiden projektipäälliköiden tottumuksia? Se johtuu siitä, että tarvitset tiimisi toimivan yhdessä tehokkaasti ja projektiin osallistuvien henkilöiden tulee nopeasti saavuttaa pisteen, jossa he luottavat toisiinsa. Saat sen rakentamalla joukkuetta. Varo tilanteita, joissa tiimisi hajoaa. Etenkin kiusaamista ei voida hyväksyä.

#6. Prosessien ymmärtäminen

Erittäin menestyneiden projektipäälliköiden kuudes tapa on, että he ymmärtävät prosessit, jotka ovat heidän valvonta-alueellaan. Tämä tarkoittaa, että he tietävät, mitä työmenetelmiä on noudatettava. He eivät tuhlaa aikaa yrittäessään selvittää, miten liiketoimintatapaus kirjoitetaan, koska he tietävät, että siihen on olemassa menettely ja he voivat seurata vaiheita.

Menestyneimmät projektipäälliköt eivät ole prosessin orjia. He tietävät, milloin oikea tapa on seurata prosessia. He tietävät, milloin on parempi säätää sitä hieman helpottamaan tehtäviä kaikille. Esimerkki tästä olisi byrokratian poistaminen pienestä projektista räätälöimällä prosesseja vastaavasti.

#7. Aikataulua päivitetään

Projektien aikatauluja ei pidä jättää sattuman varaan. Menestyneimmillä projektipäälliköillä on tapana tarkistaa säännöllisesti aikataulujensa oikeellisuus ja päivittää niitä.

On monia tapoja seurata projektin edistymistä. Tärkeintä on, että teet sen. Jos sinulla on vaikeuksia saada tämä tapa omaksesi, varaa päiväkirjaasi lyhyt tapaaminen itsesi ja aikataulusi kanssa kerran viikossa. Käytä joka viikko samaa aikaa ja käytä 30 minuuttia arvioidaksesi missä olet ja missä sinun tulee olla. Tee tarvittavat muutokset, kerro asiasta tiimille ja jatka projektia.

Jos aikataulumuutoksillasi on vaikutusta projektin päättymispäivään tai pääaineen toimituspäivään virstanpylväitä , keskustele sitten sponsorisi kanssa. Sinun ei pitäisi muuttaa perussuunnitelmasi perusteita käymättä läpi muodollista hyväksymisprosessia.

#8. Projektiriskin hallinta

Se, että tietää, mitä riskirekisteriin pitää sisällyttää, on eri asia, mutta sen tavanomainen tarkastelu ja esiin tuotuihin riskeihin reagoiminen on eri asia. Ei riitä, että käytät projektisi alkua riskien tunnistamiseen ja et sitten ajattele niitä uudelleen. Riskienhallinnan tulee olla osa projektitottumuksiasi koska ilman sitä huomaat, että riskit muuttuvat ongelmiksi ja aiheuttavat sinulle ongelmia.

Se on toinen alue, jolla tavalliset prosessit ja säännöllisen paikan varaaminen riskiarviointia varten voivat auttaa. Voit sisällyttää sen osaksi tiimikokouksiasi. Ota tapasi tarkastella riskisi tiimin kanssa, sulkea kaikki, jotka eivät enää ole uhka, ja suunnittele toimia niille, joita haluat lieventää.

#9. Seurantaaika

Projektipäälliköt tietävät paljon projektin ajanhallinta , mutta se liittyy yleensä ajoitukseen ja suunnitteluun. Puhumme ajan seurannasta säännöllisemmin, päivittäin. Puhumme työaikataulukoista.

Projektiryhmät eivät usein ole kovin innokkaita käyttämään tuntilomakkeita, jos he eivät ole käyttäneet sitä aiemmin. Monilla projektinhallintaohjelmistotyökaluilla on tuotteeseen ominaista ajan seuranta. Tämä voi helpottaa siirtymistä ajan seurantaan tiiminä.

Seuraatpa tiimisi aikaa vai et (mikä on suositeltavaa), on tärkeää, että tiedät mihin oma aikasi kuluu päivässä. Sinun tulisi tehdä tavaksesi pitää muistiin, kuinka vietät aikaasi. Se auttaa sinua ymmärtämään, käytätkö aikaa tärkeimpiin projektitehtäviin. Saatat luulla olevasi, mutta oletko? Työaikalomakkeet tai jonkin lomakkeen ajan kirjaaminen auttaa, vaikka se olisikin vain tuntipäiväkirja muistilehtiössä.

#10. Liiketoiminnan muutoksen toteuttaminen

Lopuksi tapa, joka tekee projektipäälliköistä menestyneimmän, on heidän kykynsä rinnastaa projektin tuotokset liiketoiminnan tuloksiin. Jos käyttäjät eivät käytä tuotettasi tai ohjelmisto vanhenee nopeasti tai asiakkaat eivät ole yhtä hämmästyneitä kuin sinä, projektisi on ollut ajanhukkaa.

Menestyneimmät projektitiimit varmistavat, että he tietävät, mihin liiketoiminnan tulokseen he tähtäävät. He rakentavat ratkaisun, joka toteuttaa liiketoiminnan muutoksen kestävällä tavalla. Se, mitä he toimittavat projektin päätyttyä, on täysin asiakkaan käytössä ja omaksumaa. Se on menestys, koska se on rakennettu menestymään alusta alkaen.

Liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtäminen on keskeinen kriteeri jokaiselle projektipäällikölle, joka haluaa vaikuttaa asiakkaisiin ja sidosryhmiä . Jos pystyt osoittamaan, että olet tuottanut jotain arvokasta, on helppo osoittaa, millainen vaikutus sinulla on ja mitä arvoa tuot yritykselle.

Ota tapaksi kysyä sidosryhmiltäsi, mitä liiketoiminta-arvoa he odottavat ja miten he haluavat käyttää sitä, mitä projektisi heille tuottaa. Keskustele heidän kanssaan siitä, kuinka he määrittelevät menestyksen. Voit rakentaa tämän toistettavaksi prosessiksi jokaisen projektin alussa.